系统功能说明

 
  1、系统功能总体介绍

本系统的功能比较繁多,我们从应用的角度将所有功能划分成为五个部分:如图1

2、内部信息平台

该平台也称“内部信息管理器”,用户可利用该平台根据本单位实际情况快速建立一个内部信息网站。该网站的一级和二级导航(如公告栏、新闻、规章制度,内部文件,部门信息等)皆可由系统管理员通过后台管理系统快速建立。系统管理员可赋权各栏目的信息发布者,各信息发布者发布信息时可指定专门的审批人,信息经审批后方可发布;也可直接发布。每条信息发布时可指定起始日期和结束日期,信息只有到起始日期后才会显示,到结束日期后又自动消失,信息发布者可指定具体信息的可查看人,可将信息指定到某些部门或某些人查看。

利用此功能可以管理企业的内部信息发布、各种类型的文件、各部门建立自己的栏目页面。

2.1、栏目维护

超级管理员及拥有信息分类维护权限的普通管理员可以维护信息的栏目,包括增加栏目、修改栏目属性、删除栏目。

管理员可以自由增加栏目,输入栏目的名称、位置排序,选择分类类别(信息分类支持最多两级类别,主分类表示一级类别,分类类别的下拉选择框中还列出了所有系统中存在的一级类别名称,在增加类别时,你可以选择是增加主类别还是增加某一一级类别下的了类别),是否放在首页让你决定该分类是否在首页主要区域显示其下的相关内容。钩选一条记录点击“编辑”可以修改已存在的栏目信息:如栏目名称、别名、分类类别、位置排序、是否在首页显示等信息。信息分类维护人员在增加一栏目时同时要注意给可发布此栏目信息的人员赋权,否责前台无用户可以发布该栏目的信息,点击相应栏目的“可发布人”栏的“赋权”可以将该栏目的发布权赋于某些用户。拥有相应栏目可发布权限的用户在前台系统登录后可进入相应栏目发布相关内容.

2.2、部门主页维护

在创建单位和部门同时可以创建该部门的独立主页,指定部门主页的管理员。部门管理员可以在自己的部门主页中创建属于自己部门的信息栏目。

2.3、信息维护

有发布权限的用户可以在相应的栏目中发布信息,我们提供了多种信息发布模式,支持图片、表格、文字和超级链接混合编排发布,同时可以发布各种格式的附件。

2.4、信息审核

信息平台中的所有栏目都可以根据需要设定是否需要审核,可以设定信息审核流程。当用户在发信息的时候就需要经过事先设定的环节审批才能最终发布到前台。

3、内部交流平台

3.1、讨论园地

讨论园地即企业内部的BBS,是员工之间相互沟通和协作的畅通渠道。在这里员工可提出问题,或答复他人的问题,也可以就某个问题共同参与,展开讨论。系统提供了发布帖子、发布人修改帖子、系统管理员删除帖子、回复帖子、按关键词进行模糊查询等功能。

系统具有对帖子发布的时间、地址、用户实名等实现多层跟踪管理监督功能,可以通过管理日志来进一步加强用户权限和操作管理.

3.2、呼叫中心

呼叫中心是平台的一个交流模块,相当于企业级ICQ,可以接收和发送在线信息。点击在线人员列表中的图标或人的姓名,再输入信息内容点击发送即可。当有新消息时,该用户的图像闪动,点击图像即可查看信息内容,为便于查阅消息,新消息用户集中在列表前面显示。同时系统自动将消息保存至历史记录,以备查阅过往消息。

3.3、会议管理

会议管理实现了会议计划和会议纪要的统一安排的管理。提供了会议计划、安排、人员、时间、场地、会议通知、会议纪要管理、等会议全过程的网上管理功能。该系统使会议通知自动化,会议纪要管理电子化。

按照不同的方式分为网上会议、网下实地会议。

 网上会议:

会议发起人发布会议通知,参会人员按时进入网上聊天会议室,大家通过聊天的方式进行讨论。系统会自动记录大家的发言,待会议结束时进行归档。

 网下会议:

会议发起人发布会议通知,参会人员接到会议通知后按时到达会议室,参加会议。会议结束后会议记录人员将整理的会议记录归档。

3.4、内部电子邮件

系统内部用的邮件系统,用于信息资料的传递。使用快速通道或者导航条上的“邮件系统”即可进入邮件系统界面。

1)、阅读邮件

进入收件箱后,直接点击相关邮件,即可直接阅读邮件。

2)、发邮件

点击写邮件按键,填写收件人工号(员工工号即是每个人的邮箱号)、标题、内容。如果需要附加附件,可以点击插入附件右侧的“浏览”按键,附加需要的文件即可。

按键功能:

发送:直接将邮件发给目标人。

发送并且保存:不但将邮件发给目标人,而且还在已发送邮件箱中保存一份。

保存:暂不发送,先保存到发件箱,以后发送。

3)、回复邮件和转发邮件

点击邮件,在邮件详细信息下方有“回复”和“转发”按键,点击相关按键可以进行恢复和转发的操作。

4)、删除邮件

在收件箱中,直接在邮件左首的复选框选择,然后点击邮件上方的删除键可以删除多个已选邮件。或者进入邮件详细信息后,在邮件下方有“删除”按键,直接删除该邮件。

所有删除的邮件都将保存到废件箱中。从废件箱中再删除才真正删除该邮件。

5)、目录管理

点击目录管理。可以新建新的邮件目录,用于分类保存收到的邮件。

在收件箱、发件箱、已发送邮件箱的上方都有转移到目录下拉式按钮,选择目标目录,点击转移到按键即可转移邮件。

6)、邮件提示

每当收到新邮件时,工作台面上会弹出新窗口,提示收到***发来的新邮件,在该窗口可以直接点击“新邮件”直接进入该新邮件。

同时在员工的工作台面上会显示你的收件箱中有几封新邮件。直接点击“新邮件”可以直接进入收件箱。

4、办公管理平台

4.1、公文管理

公文管理系统实现了内部公文管理电子化,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢,信息不及时、不同步,不易于查阅等问题,实现了收文管理和发文管理的自动化,可灵活设定公文流程,自动进行跟踪、催办、查办,并可归类存档,全文检索,最终实现“文档一体化”。

特点 :

 实现日常收文、发文的登记入库;支持电子文本格式公文和扫描图像格式公文;支持手写笔,为领导及各部门提供方便的录入、检索、查询、统计、打印等功能。

 具有可靠完备的权限管理和安全加密机制。领导可进入系统浏览整个系统的各种公文档案资料,各部门可检索本部门各类文件,经批准后通过借阅操作,参阅有关文件资料。

 拥有统一的发文格式。设计各级机构发文、工作简报等模板,实现机关公文的统一管理。

 采用工作流技术,严格控制公文运转程序,完成公文的发送、分发、状态跟踪、信息反馈、适时提醒、日志生成等项功能。若前边的程序未进行,不可进入下一条程序。

4.1.1、实现方式

能够选择对文件多人的顺序处理或同时处理两种工作方式。

 对文件的修改、补充留有痕迹,并能归档,并且在文件处理过程中当前审批人能够看到前面所有审批人批改的结果。

 当前审批人可以对以后的审批程序进行修改或选择下一审批部门、人员。

 只有相关人员、当前审批人和以前所有审批人对此文件有阅读权限;只有当前审批人可对文件进行修改、指示、同意或拒绝;其他人无法在视图中看到文件。

 在文件的审批过程中,以前的审批人能够看到此人以后的审批人对此文的批阅状态和审批指示。

 每一流程均可打印文件。

4.1.2、发文管理

可实现机构内发文和机构间发文;可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见;可记录所有进入系统的用户所做的操作;可实现公文修改的痕迹保留;可灵活定义发文处理流程;可处理顺序审批及会签;可自动催办等。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作。以发文为例,发文流程如图2:

具体功能包括:

 设定发文流程表

用户可以根据自己的需要,对发文流转的流程进行设定。发文流程定义界面如图所示。

每一步环节的定义下:

 拟稿

用户起草公文,填写公文拟稿纸。拟稿人可以直接在系统中起草文件,输入经办单位、拟稿人、拟稿时间、标题、主题词等行文要素。根据拟稿人的公文处理能力、级别、文件类型等有关属性决定下一审批人,并将文件提交给审批人。系统能自动检查下一审批人的日程安排,当其外出时,有提示功能。正文编辑调用word编辑器,实现痕迹保留功能。



 逐级批示及回复

拒绝:公文在任何环节被否决后,都可以重新起草文件或修改后继续流转。

同意:继续流转。

批示:每一个审批环节的批示都记录在公文表单上。

电子签名:自动签署当前操作人的姓名。

电子盖章:对文件加盖图章,图章的种类为多个,图章不打印,只在网上查看文件时显示。

 发文编码和登记

对审批通过的局发文进行编码和登记,作为发文查询的依据之一。

 发布

可选择公文发布范围,可选择具体人员姓名,也可选择部门或单位,将公文发送到部门收件人。

 存档

公文管理员可将流转完毕的公文“归档”,将此文档转存到档案库的预归档库中,等待档案管理员对其进行管理,实现档案的正式归档操作。将公文管理和档案管理功能结合在一起,将大大减少档案重新录入的工作量,同时以电子文档形式存在的局发文也将给档案查询带来极大便利。

 查询

可以按下列要素对文件进行查询:文号,主题词,标题,文件性质,发文时间段。对于文件正文,可以进行全文检索

 统计

可以统计年度发文总数,可以按分类统计。

 打印

打印发文登记簿,打印文件正文。打印权可进行控制。



4.1.3、收文管理

收文管理子系统实现对来文的登记、拟办、批办、批示、传阅、反馈办理结果、整理和归档等操作,功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。它提供了许多细致的功能,如:自动编顺序号、逾期自动催办、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档等。对于不同类型的公文,系统采用不同的公文接收方式:电子公文:直接以电子邮件的方式接收;纸介质公文:利用扫描和OCR技术将其转化为电子形式,然后接收。

具体功能包括:

 收文登记:填写收文登记表。

 拟办:签署拟办意见。

 传阅:可设定传阅范围,并发送公文给传阅人。

 承办:处室领导可以将本部门承办的文件交其他人处理

 存档:公文管理员可将流转完毕的公文“归档”,将此文档转存到“公文归档库”中。

 查询:按下列要素对文件进行查询:文号,来文时间段,主题词,标题,来文单位,文件,性质。对于手工录入的正文,可以进行全文检索

 统计:可以自动进行年度收文总数的统计,还可以自动进行年度收文分类统计(按来文类别)。

 打印:打印收文登记簿(用顺序号选择文件范围),打印文件正文。打印权可进行控制。

4.2、流程管理

日常工作中有很多是需要经过多个环节的审核与批阅,例如出差申请、请假申请、汇报请示等。而这些工作又经常会变动,增加新的工作,撤销老的工作,现有工作环节的变动等等。这些因数都要求我们的系统必须能够提供一个工具,用户可以利用这个工具自己灵活的根据工作需要设定工作流程。

流程管理模块就是这样一个工具。支持管理员定义工作表单,定义工作表单的使用范围,定义工作流程的具体环节。

4.2.1、表单定义

管理员首先创建工作所需流转的表单,如下图3:

表单名:管理员可以定义表单的名称。

备  注:表单的说明。

字段信息:管理员根据工作内容需要定义表单的字段,每一个字段包含有字段名、字段类型、字段大小、默认值、查询项。

4.2.2、流程定义

工作表单定义完成后管理员开始定义工作的具体流程。我们将工作流划分成一个个节点,节点是流程中的每一个环节,如我们借书流程:提交申请到部门经理由部门经理审批,再由仓库管理员审批,再由经理室审批,则在些流程中由三个节点:部门审批、仓管审批、经理审批。

每个工作表单可以有多个不同的工作流程,以供不同的用户或是不同的情况下执行。节点定义如4:

节点顺序:表明该节点在整个流程中的顺序。

节点名称:节点的名称。

节点类型:节点有两种类型可以选择,审批型和传阅型。

节点描述:节点的说明。

 



节点办理人选择:定义节点的办理人,有四种方式供用户选择,

文档创建人的上级领导

选择全部办理人

从所有人员中选择

从候选人员选定 

邮件提示:通过邮件提示节点办理人。

上级节点:标明上级节点。

4.3、办公用品资产管理

可实现单位内部各种固定资产资源(如办公室设备、房屋、汽车、工具、书籍等)的预定、审批、使用和统计以避免发生冲突,合理安排使用并且便于各级人员能随时了解单位各种资产的配置情况和使用情况。

4.4、工作报告管理

工作报告是给每位用户向自己的上级汇报工作的工具。用户可以每天、每周或是每月填写自己的工作报告。系统会自动提示部门领导收到新的工作报告,并且可以对下属的报告进行批示回复。

5、个性化办公平台

个性化办公平台主要功能是为每位内部用户提供一个符合自己个性化需要的操作环境,同时提供部分秘书工作。系统内每个用户都可以使用个人性化定制功能创建自己的办公平台,每个用户用自己的帐号(超级管理员分配的帐号)登录到系统后可以看到自己的个人秘书。

● 我的桌面

每位员工上班后,打开IE浏览器,在地址栏中输入服务器IP地址(或内部域名),即可出现登录界面(如下图所示)。

输入个人工号和密码即可登录我的桌面。用户进入办公系统的第一页,在此用户可看到企业最新通知、最新新闻、自已待处理的事务,今日日程安排、新邮件提醒,及文档监控列表。一天的工作安排一目了然。

● 我的日程

日程安排功能模块可以管理个人的时间表和与他人共同协作的共享的时间表。个人时间表提供增加、修改、删除、查询和提醒功能,让您在百忙之中井井有条地安排和处理各种事务,不会遗漏任何设定好的事务,提高工作效率减少差错。与他人共同协作的共享时间表可以使团队合作更加紧密,每个人在完成某项任务之后,可及时填写处理结果,让整个团队随时了解工作进展情况。

● 催办督办

如果用户没有在规定的时间内完成待办事宜内的事务,经办人可发催办信息,催促用户尽快去“待办事宜”中处理超过处理期限的事宜。当有催办督办到达时,系统会给呈办人一条提示说明有催办督办等待他去处理。呈办人可对催办信息进行回复,说明完成情况,如果呈办人选择催办信息的完成状态为“已完成”则此条催办信息会自动从呈办人的收件箱中消失,相应的系统提示也会消失。

● 我的名片薄

存放个人的名片薄资料。 可按用户名等多关健字查询

● 我的工作计划

 可以统一安排自己的工作计划,设置计划的提醒功能,维护和查询自己计划。

● 我的收藏

收藏类别根据个人喜好自由增减,由个人安排,您可以收藏文档信息,文档可以直接录入,也可以是word,txt等文本附件。可以收藏图片,以附件形式存在,还可以收藏网址,输入网址及网址描述即可,下次访问时直接点击即可进入链接网站。

● 个性页面风格设置

用户可以根据自己的个人喜好选择内部信息系统的页面风格。我们提供了多种风格供用户选择。

6、系统管理

系统管理是整个专网的后台控制台,主要包括管理员管理、用户管理、角色管理、定制表单、流程定义、信息中心维护、讨论园地维护、访问IP管理。

6.1、管理员管理

系统管理员分成三种:普通管理员,管理某些模块,如“信息中心”、“讨论园地”;部门管理员,管理本单位人员及权限;系统管理员,拥有一切权限,管理所有管理员及各部门用户。

点击 “添加”即可新增一管理员,点击某管理员可修改该管理员的信息,选中多条记录可集中删除记录。

6.2、用户管理

用户管理主要完成用户组织的注册,用户的注册,用户单位的调动,用户分组的管理及用户协作办公组的管理。

6.2.1、组织管理

在系统中组织是一个逻辑概念,系统中的设置与真实的组织结构可以不同。系统中组织的逻辑结构主要取决于按照组织结构化分的部门权限和工作范围。例如研发一部与研发二部之间不可以看到对方的文件和资料,这样在系统中就需要将研发一部和研发二部独立划分,否则仅在系统中设置研发部即可。

本系统中组织可以是多层的,点击“组织管理”可以添加“一级组织”,如:“总公司“,点击某一组织添加该组织的下级组织,一直循环下去,可以添加任意层次的组织。

组织的作用主要是赋权及找人的方便,例如可以把某些模块或信息赋权给某个组织,凡是该组织的用户都可以看到该模块或信息。

6.2.2、用户管理

设立用户的目的是让系统明确不同的人身份与权限不同,当前访问系统的访问者是谁?他是什么身份?有什么权限? 

管理员可以在不同的组织下面创建用户,分配用户权限。每个用户都有不同的属性以表明用户的权限:

 单位领导

主要用来识别该用户是否是单位领导,如果不是单位领导则该用户所属组织的领导即是该用户的上级领导,如果该用户是单位领导则系统自动弹出“上级领导 “ 选择该用户的上级领导,选择“上级领导”的目的是在文件流转时系统能自动识别当前用户的上级领导是谁,无需用户的选择系统自动把该文件提交给该用户的上级领导。

 特权用户

特权用户是指本系统有IP的权限。凡是不在本系统设立的IP范围内的用户将不能访问该系统,但是对于经常在外的领导该功能将给领导带来麻烦,所以系统设立特权用户这个功能,特权用户还有特权时间的限制,即某个用户在什么时间段内有特权,过了这个时间段特权将消失。

6.2.3、工作调动

该功能主要目的是将某个单位员工集中调至另一个单位,主要是考虑单位合并等情况的发生一个一个去修改人员的组织不方便而设立的功能。





6.2.4、组管理

组管理的目的是将系统中的有某种共同身份的用户拿出来为的是系统赋权的方便,例如:总经理发布一条信息时只想给部门经理级的用户查看,总经理不想到每个组织里去找每个组织的经理则可赋权给部门经理这个组,凡是在这个组中的用户都可以查看到该条信息。

6.3、角色管理

角色是权限的象征,是说明用户有没有这个权力,点击“赋权”可以把这个角色赋给某些用户,相应的用户拥有这个角色后即可执行相应的操作。

6.4、IP控制

访问IP控制用来控制系统的访问。为防止用户名、密码的流失造成单位资料的失密系统可将固定办公地点的IP加入系统中,让普通用户只在公司指定的IP范围内访问本系统,如果领导经常出差在外可在“用户管理”处将领导设立为特权用户,特权用户将不受IP的限制。将某一IP加入本系统时还可设立该IP的开放时间,过期自动失效。当用户的访问IP不在以上范围内则系统提示用户是否申请开通,如果用户申请开通则系统管理员可在上图中看到该IP,并且状态是“等待审批”。

6.5、文件管理

文件管理是为管理员提供的对公文模块进行初始化设置的工具,包括设定收发文各个环节的用户,以及对文件类型的维护。

6.6、系统日志

通过系统管理的快捷菜单“日志管理”或通过点击管理页面中的“日志管理” 进行日志管理的设置。

为了监控和维护整个系统以及了解用户使用系统的情况,系统特提供了记录日志和管理日志的功能。系统会将用户的进入、离开系统以及一些重要的操作记录下来。例如删除和修改频道、删除和修改文档等一些操作。具有日志管理权限的用户可以通过日志管理查看和删除日志,操作界面如5。

7、人力资源

7.1、招聘管理

7.2、员工管理

7.3、考勤管理

7.4、获资管理

7.5、奖惩管理

7.6、管理报表              
 
 图1
 
 图2
 
 图3
 
 图4
 
 图5

 
 
 
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